Viestintä on hanketoiminnan mahdollisuus ja velvollisuus
Miksi viestitään?
Viestintä on keskeinen osa jokaisen EU-rahastosta tukea saaneen hankkeen toimintaa. Viestintää ja EU:n näkyvyyttä koskevat velvollisuudet koskevat kaikkea hankkeen toimintaa. EU-rahoituksen saajilla on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa rahoituksen alkuperä ja varmistaa EU:lta saadun rahoituksen näkyvyys viestinnän toimilla.
Viestinnän keinoin hanke:
- kertoo saamastaan EU-rahoituksesta
- kertoo yleisöille ja kohderyhmille toiminnastaan sekä hankkeessa saavutetuista tuloksista
- tavoittaa uusia kohderyhmiä, osallistaa organisaatioita ja ihmisiä mukaan EU-rahoitteeseen hanketoimintaan
- jakaa hankkeessa kehitettyjä toimintamalleja, parhaita käytäntöjä ja saavutettuja tuloksia ja tuotoksia yleisesti hyödynnettäviksi
Viestinnällä pyritään saamaan hankkeiden viiteryhmät innostumaan hankkeesta sekä löytämään uusia toimijoita ja ihmisiä mukaan. Viestinnällä voidaan myös kertoa hankkeen tuloksista ja levittää parhaita käytäntöjä. Viestintä on rakennerahastohankkeen onnistumisen edellytys.
Viestintä on EU-rahoituksella toimivan hankkeen onnistumisen edellytys. EU velvoittaa tuen saajia viestimään hankkeesta koko sen toteuttamisajan.
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 50 artiklassa (EU) 2021/1060, jäljempänä yleisasetus, säädetään tuen saajien viestintää koskevista velvollisuuksista.
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/1060/oj
Viestintä on hanketoteuttajan lakisääteinen velvollisuus, jonka rikkomisesta voidaan asettaa määrätä enintään 3 prosentin leikkaus myönnettyyn tukeen.
EU on laatinut viestinnän tueksi viestintäohjeen tuen saajille, välittäville toimielimille ja hallintoviranomaiselle. Tuen saajien yleisasetuksen yllä mainitun asetuksen mukaiset viestintään liittyvät tehtävät kuvataan ohjeen sivuilla 25 ja 26. Hankkeiden on toimittava ohjeiden mukaisesti.
Ohje: koheesiopolitiikasta viestiminen vuosina 2021–2027
https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/policy/communication/communicating_cohesion_policy_2127_fi.pdf
EU-komission sivuilta löytyy EU:n lipputunnus ja ohje lipun käyttöön
https://ec.europa.eu/regional_policy/information-sources/logo-download-center_en
https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/policy/communication/communicating_cohesion_policy_2127_fi.pdf
Viestinnän on oltava suunniteltua, jotta sillä saadaan aikaan sovittuja tuloksia ja lisätään hankkeen vaikuttavuutta. Tämän vuoksi hankkeen on jo hakemusvaiheessa määriteltävä, minkälaista viestintää hankkeessa tehdään ja mikä on viestinnän kohderyhmä.
Hankkeelle on hyödyllistä tehdä hankehakemukseen kirjattua yksityiskohtaisempi viestintäsuunnitelma, jonka olisi hyvä vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- mitkä ovat hankkeen viestinnän tavoitteet
- kenelle hanke viestii
- mitkä ovat hankkeen pääviestit
- hanketoteuttajan työnjako viestintätoimissa
- miten ja missä hankkeesta viestitään
- miten EU:n näkyvyydestä huolehditaan asiamukaisesti
- sellaisella tavalla, että kaikki hankkeen toimintaan osallistuvat tahot ja henkilöt ovat tietoisia hankkeen EU-rahoituksesta
Lipputunnusta käytetään kaikessa viestinnässä ja kaikilla viestintäkanavilla.
EU:n alue- ja rakennepolitiikan varoista rahoitetuissa hankkeissa (EAKR, ESR+, JTF) ohjelmakaudella 2021–2027 käytetään lipputunnusta, jonka yhteydessä on teksti ”Euroopan unionin osarahoittama”.
Ota huomioon, ettei rahaston nimeä mainita tässä yhteydessä. Kansallisia logoja, jotka viittaavat EU-tukeen, ei myöskään saa käyttää EU-lipputunnuksen lisäksi.
Löydät EU-lippulogot eri kieliversioina komission verkkosivustolta (Download centre) ja lippulogon käyttöä koskevan ohjeen (Operational Guidelines for recipients of EU funding).
https://ec.europa.eu/regional_policy/en/information/logos_downloadcenter/
Yleisasetuksen mukaan tiedotuskyltti asetetaan, kun hankkeen kokonaisrahoitus ylittää asetuksessa asetetut rajat (EAKR 500.000 euroa ja JTF sekä ESR+ 100.000 euroa) ja kun hankkeeseen sisältyy investointi tai laitteiden hankinta. Investoinnin suhteellisella koolla tai laitehankintojen suuruudella ei ole merkitystä. Jokainen hanke, jossa on jonkin suuruinen investointi tai johon sisältyy laitehankinta, on velvollinen asettamaan tiedotuskyltin, mikäli hankkeen kokonaisrahoitus ylittää edellä mainitut rajat. Kyltin asettamisvelvoitetta ei kuitenkaan ole, jos mahdolliset laitehankinnat ovat kohtuullisia eikä niistä yksikään ylitä 3 000 euron rajaa ja ne katetaan flat ratella.
Jos kehittämishankkeeseen ei sisälly laitehankintoja, ei tiedotuskyltin asettamisvelvoitetta ole. Tällöin riittää rahoituksen määrästä riippumatta A3-kokoisen julisteen asettaminen näkyvälle paikalle. Juliste voi olla myös elektroninen näyttö. Elektronisella näytöllä voi esittää useiden hankkeiden tiedot vuorotellen, mikäli toteuttajalla on enemmän kuin yksi hanke.
Tiedotuskyltti ryhmähankkeissa
Ryhmähankkeissa tiedotuskyltin käytön velvoitetta arvioitaessa katsotaan koko ryhmähankkeen kokonaiskustannuksia (ml. yksityinen rahoitus). Jos kokonaiskustannukset ylittävät asetetut rajat (EAKR-hankkeissa 500.000 euroa, JTF-hankkeissa ja ESR+-hankkeissa 100.000 euroa) ja jossain osahankkeessa toteutetaan investointi tai laitehankinta, on sen läheisyyteen asetettava tiedotuskyltti. Jos tiedotuskyltin käyttöä edellyttävät ehdot täyttävässä ryhmähankkeessa on useita investointeja, tulee kyltti asettaa jokaisen investoinnin läheisyyteen.
A3-kokoinen juliste tulee asettaa kaikkiin toteutuspisteisiin.
Tiedotuskyltin pysyvyys
Tiedotuskyltti on pysyvä ja se tulee säilyttää alkuperäisellä tai näkyvyydeltään siihen rinnastettavalla paikalla.
Komission verkkosivuilla on juliste- ja kylttigeneraattori. Generaattorissa on erikokoisia mallipohjia hyödynnettäviksi. Suosituksena on näiden mallipohjien käyttäminen A3-kokoisten julisteiden ja tiedotuskylttien tekemisessä. Tiedotuskylttien kokoa ei ole erikseen määritelty yleisasetuksessa. Ne tulee kuitenkin laittaa selkeästi ja näkyvästi paikalleen.
https://ec.europa.eu/regional_policy/policy/communication/online-generator_en
EU:lta saatu rahoitus tuodaan näkyvästi esille yleisölle ja hankkeen osallistujille tarkoitetuissa ja asiakirjoissa, viestintämateriaalissa ja tilaisuuksissa. Viestintämateriaaleja ovat myös verkkosivut ja sosiaalisen median kanavat. Asiakirjoissa ja viestintämateriaalissa käytetään EU-lippulogoa.
Toteuttajaorganisaation verkkosivuilla julkaistaan kuvaus hankkeesta. Suosituksena on, että hankkeella on myös omat nettisivut, joita ylläpidetään koko hankkeen toteuttamisajan. Verkkosivuilla kerrotaan hankkeen tavoitteista, toimenpiteistä ja tuloksista.
Strategisesti merkittävän tai kokonaiskustannuksiltaan yli kymmenen miljoonan euron hankkeen on järjestettävä erityinen viestintätoimi, joka voi olla esimerkiksi tapahtuma tai muu viestintäaktiviteetti, kuten tiedotustilaisuus tai kampanja.
Edellä tarkoitettujen hankkeiden on oltava yhteydessä rahoittavaan viranomaiseen viestintätoimen osalta, ja yhteistyössä viranomaisen kanssa informoida viestintätoimesta hyvissä ajoin hallintoviranomaista (työ- ja elinkeinoministeriö) sekä EU:n komissiota ja tarjottava näille mahdollisuus osallistua viestintätoimeen.
EU:n komission työkalupakki strategisesti merkittävien hankkeiden viestinnän tueksi löytyy komission nettisivuilta:
Strategisesti tärkeistä toimista viestiminen vuosina 20212027: Käytännön työkalupakki
Työ- ja elinkeinoministeriön mediapankkiin, Emmiin on tallennettu hanketoiminnan ja viranomaistyön toteutuksessa hyödynnettäviksi:
- PowerPoint-Pohjat
- Asiakirjapohjat
- Visualiseen kuvitukseen ikonit
- Videoplanssit
- Ohjeistus visuaalisen aineiston käyttöön