Hankkeen toiminta

Aloituspalaveri

Aloituspalaverilla on tarkoitus varmistaa, että hanketta toteutetaan päätöksen ehtojen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rahoittava viranomainen kutsuu hankkeen alkuvaiheessa tuensaajan edustajat, mukaan lukien hankehenkilöstön, aloituspalaveriin.

Palaverissa keskustellaan rahoitukseen ja toteutukseen liittyvistä yhteisistä pelisäännöistä sekä käydään läpi toimintaa ohjaavat säädökset ja ohjeistus. Lisäksi käydään läpi hankkeen käytännön toteutusta sekä keskeiset taloushallintoon ja maksatuksiin, raportointiin ja seurantaan sekä valvontaan liittyvät asiat. Aloituspalaverista laaditaan muistio, joka tallennetaan hankkeen tietoihin.

Vinkki: Tutustu etukäteen päätökseen ja sen liitteisiin, jotta osaat esittää täsmentäviä kysymyksiä.

Ohjausryhmä

Tuensaaja perustaa hankkeelle ohjausryhmän, mikäli sitä edellytetään hankkeen rahoituspäätöksessä. Ohjausryhmä ohjaa, tukee ja seuraa hankkeen etenemistä sekä sisällön että kustannusten osalta. Sen tarkoituksena on auttaa hanketta tavoitteiden saavuttamisessa ja ohjata hankkeen sisällöllistä toteuttamista. Ohjausryhmä ei kuitenkaan vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta, vaan vastuu on tuensaajalla.

Tarkoituksena on, että hankkeen johtamisen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus läheltä käytännön toimintaa. Ohjausryhmään suositellaan otettavaksi myös kohderyhmän edustaja. Kokoonpanossa on kiinnitettävä huomiota eri sukupuolten edustukseen. Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Tarkemmat ehdot ohjausryhmän toiminnalle annetaan hankkeen rahoituspäätöksessä.

Vinkki: Yritä saada ohjausryhmän toiminta sellaiseksi, johon itsekin haluaisit osallistua.

Itsearviointi

Oman toiminnan arviointi on hankkeen normaalia toimintaa. Hankkeelle valitaan sen toimintaa parhaiten tukeva arviointimenetelmä. Arviointi voidaan toteuttaa itsearviointina tai ulkoisena palveluna. Toteutumista ja tuloksia arvioidaan suhteessa hankkeen tavoitteeseen. Arvioinnissa olisi hyvä kuunnella hankehenkilöstön ja ohjausryhmän lisäksi myös yhteistyökumppaneiden ja kohderyhmän edustajia. Arvioinnin pohjalta voidaan tarvittaessa neuvotella rahoittavan viranomaisen kanssa hankkeen uudelleen suuntaamisesta.

Tavoitteiden saavuttamisen lisäksi arvioinnin kohteena voi olla esim.

• ohjausryhmän toiminta

• viestintä

• hankkeessa tehdyt toimenpiteet ja niiden laatu

• hankkeen kehittämän toiminnan jatkuvuus.

Vinkki: Tutustu itsearviointia käsitteleviin verkkosivuihin.

Hankkeen tavoitteiden ja tulosten seuranta

Tulosten aikaansaaminen ja niistä raportoiminen on olennaista julkisten varojen tuloksellisen ja läpinäkyvän käytön kannalta. 

Hankkeiden saama rahoitus on avustusmuotoista tukea. Tukea ei makseta takaisin, jos tuen saaja täyttää tukipäätöksen ehdot ja lainsäädännön edellytykset. Tuen vastineeksi tuen saaja raportoi, mitä julkisilla varoilla on saatu aikaan ja onko saatu aikaan sitä, mitä hankesuunnitelmassa on luvattu. 

Tuen saajana tehtäväsi on raportoida hankkeen toimenpiteiden toteutumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta rahoittavalle viranomaiselle. Toimintaa ja tuloksia kuvaava seurantaraportti laaditaan maksatuskausittain. Raportin toimittaminen ja rahoittavan viranomaisen hyväksyntä ovat tuen maksamisen ehto. 

Kuvaa seurantaraportissa selkeästi hankkeen toimintaa ja saavutettuja tuloksia. Vertaa tuloksia asetettuihin tavoitteisiin ja analysoi niiden toteutumista. Viranomainen valvoo julkisten varojen käyttöä ja siten veronmaksajan etua. Tästä syystä viranomaisen tulee tietää, miten hankkeesi etenee ja eteneekö hanke suunnitelman mukaisesti. 

Olet todennäköisesti asettanut hankesuunnitelmassa hankkeellesi myös määrällisiä tavoitteita (indikaattorilukemia). Kirjaa seurantaraporttiin, miten määrälliset tavoitteet ovat toteutuneet hankkeessa raportointijakson loppuun mennessä. Varmistu, että määrälliset toteumat ovat oikeellisia. 

Loppuraportissa tuen saaja kokoaa yhteen hankkeen toiminnan ja tulokset sekä arvioi hankkeen tavoitteiden toteutumista. 

Seurantaraporteissa kuvaat hankkeen etenemistä raportointijaksoittain, loppuraportissa puolestaan arvioit hankkeen onnistumista kokonaisuutena ja yksilöit, kuinka hankkeessa kehitetty toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Kuvaa lisäksi hankkeen toteutuksessa kohdatut ongelmat ja tuo esille mahdolliset kehittämisehdotukset. 

Vinkki: Pidä hankesuunnitelma näkyvillä, kun kirjoitat raporttia. Tutustu ajoissa EURA 2021 -järjestelmän raportointiohjeisiin. 

Vinkki: Aloita loppuraportin kirjoittaminen hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä ja varaa siihen riittävästi aikaa.

Muutokset hankkeen toteuttamisessa

Hanketta toteutetaan rahoituspäätöksen liitteenä hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti. Joskus toimenpiteet eivät johda haluttuihin tuloksiin tai kustannusarvio ei vastaa tarkentuneita suunnitelmia, jolloin muutoshakemuksen tekemistä tulee harkita.  Jos muutostarpeita ilmenee, kannattaa ottaa etukäteen yhteyttä hanketta rahoittavaan viranomaiseen. Hankkeen ohjausryhmän tehtävänä on käsitellä hankkeen toteuttamista, sisältöä ja rahoitusta koskevat muutostarpeet ennen kuin niitä koskeva hakemus toimitetaan rahoittavalle viranomaiselle.

Merkittävät muutokset edellyttävät aina muutoshakemuksen tekemistä ja muutospäätöstä. Muutokset tulevat voimaan aikaisintaan muutoshakemuksen vireille tulosta rahoittavan viranomaisen päätöksellä. Muutoksia ei voida hyväksyä takautuvasti. Muutokset pitää siksi huomioida ja tuoda rahoittavan viranomaisen tietoon ennakoivasti.

Vinkki: Reagoi muutostarpeisiin aina ajoissa.

Vinkki: On hyvä huomata, että yksinkertaistettuja kustannusmalleja käytettäessä kustannusarvion muutosmahdollisuudet ovat usein rajalliset ja siksi hankkeen suunnitteluun tulee alkuvaiheessa käyttää riittävästi aikaa, jotta haettu kustannusarvio kustannusmalleineen on tarkoituksenmukainen.

Hankkeen tulosten juurruttaminen ja levittäminen

Hankerahoituksen pääasiallinen tarkoitus on olla uudenlaisen toiminnan liikkeellepaneva voima. Siksi hakijan on jo ennalta tärkeää suunnitella toiminnan jatkaminen tai tulosten muu hyödyntäminen. Hankerahoitus ei ole toiminnan pysyvä rahoitusmuoto ja hankkeen tulosten on oltava vapaasti hyödynnettävissä myös myöhemmin.

Juurruttamisen ydinkysymys on, miten saat hankkeesi tuloksen, esim. uuden toimintatavan, tuotteistettua ja markkinoitua oman tai kumppaniorganisaation normaalitoimintaan.

Vinkki: Internetistä löytyy runsaasti hyviä oppaita ja malleja tuotteistamisen ja markkinoinnin tueksi.

Vinkki: Aloita juurruttaminen omasta organisaatiostasi. Miten myyt tuotteesi toiselle organisaatiolle, jos oma organisaatiosikaan ei ole ottanut tuotetta omakseen?