Uudenmaan liitto järjestää syyskuussa Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 -ohjelmasta rahoitettaville EAKR- ja JTF-kehittämishankkeille kolmen starttikoulutuksen sarjan hankehallinnon eri osa-alueisiin liittyen. Koulutukset on tarkoitettu Hämeen, Kymenlaakson, Päijät-Hämeen, Uudenmaan ja Varsinais-Suomen liitoista rahoitettavien hankkeiden hankehenkilöstölle sekä hankkeiden hallinnosta ja taloudesta vastaaville.
Starttikoulutusten esitysmateriaalit (avautuvat pdf-tiedostoina):
18.9.2023 Hankkeen käynnistäminen ja hyvä hallinto
- Mitä tulee huomioida hankkeen käynnistämisvaiheessa?
- Hankepäätös
- Ohjausryhmä
- Viestintä EAKR- ja JTF-hankkeissa
- Ryhmähankkeen toteuttamisen erityispiirteitä
19.9.2023 Hankkeen kustannusten raportointi
- Avauspuheenvuoro
- Kustannusten tukikelpoisuus, tulot ja rahoituserät
- Palkkakustannukset
- Matkakustannukset
- Hankinnat
Starttikoulutukset EAKR-hankkeille
Uudenmaan liitto järjesti maaliskuussa Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 -ohjelmasta rahoitettaville EAKR-kehittämishankkeille kolmen starttikoulutuksen sarjan hankehallinnon eri osa-alueisiin liittyen. Koulutukset on tarkoitettu Hämeen, Kymenlaakson, Päijät-Hämeen, Uudenmaan ja Varsinais-Suomen liitoista rahoitettavien EAKR-hankkeiden hankehenkilöstölle sekä hankkeiden hallinnosta ja taloudesta vastaaville.
Starttikoulutusten esitysmateriaalit (avautuvat pdf-tiedostoina):
13.3.2023 Hankkeen käynnistäminen ja hyvä hallinto
- Mitä tulee huomioida hankkeen käynnistämisvaiheessa?
- Hankepäätös
- Ohjausryhmä
- Viestintä EAKR-hankkeissa
- Ryhmähankkeen toteuttamisen erityispiirteitä
16.3.2023 Hankkeen kustannusten raportointi
- Kustannusten tukikelpoisuus ja kustannusmallit
- Palkkakustannukset ja matkakustannukset
- Hankinnat
- Hankkeen rahoitus ja tulot
20.3.2023 Hankkeen seuranta ja raportointi
- Hankkeen raportointi
- Indikaattorit
- De minimis -asiakirjat ja niiden raportointi viranomaiselle
Starttikoulutuksissa esitetyt kysymykset ja niiden vastaukset
EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen digitaalinen hallintajärjestelmä ohjelmakaudelle 2021–2027 on käytettävissä osoitteesta https://eura2021.fi/.
Tutustu myös EURA 2021 -järjestelmän käyttöohjeisiin.
Muista päivittää hankkeesi yhteystietoja EURA 2021 -järjestelmässä
Tuensaajan on päivitettävä hankkeen yhteystietoja ja muita tietoja EURA 2021 -järjestelmän yhteystietojen ylläpito -osiossa, jos niihin tulee muutoksia. Ylläpidettäviä tietoja ovat tuen saajan yhteystiedot, hankkeen vastuuhenkilön, yhteyshenkilön ja hankepäällikön nimi ja yhteystiedot, hankkeen tiivistelmä suomeksi ja englanniksi sekä hankkeen englanninkielinen nimi. Hanketta koskevat viranomaisen viestit ja yhteydenotot ohjautuvat EURA 2021 -järjestelmään syötetyille hankkeen yhteyshenkilöille.
Ohjelmakaudella 2021–2027 Uudenmaan liittoon on koottu maakuntien liittojen EAKR- ja JTF-rahoitusta välittävän viranomaisen tehtävät Hämeen, Kymenlaakson, Päijät-Hämeen ja Varsinais-Suomen maakuntien liittojen osalta. JTF-rahoitus koskee vain Kymenlaaksoa. Koordinoiva liitto eli Uudenmaan liitto tekee juridiset rahoituspäätökset sekä vastaa tuen maksamisesta ja tarvittaessa korjaavista toimenpiteistä viiden maakunnan alueella. Käsittelevä liitto päättää alueensa kehittämisen painopisteistä ja valitsee rahoitettavat hankkeet sekä vastaa hankkeiden sisällöllisestä seurannasta ja tarkoituksenmukaisuudesta.
Koordinoivan liiton ja käsittelevän liiton työnjakoa hankkeen toimeenpanovaiheessa:
| Koordinoiva Uudenmaan liitto |
Käsittelevä liitto (= oman alueen liitto) |
| Juridisten päätösten tekeminen |
Hankkeen yhteyshenkilö ja rahoittajan edustaja hankkeen ohjausryhmässä |
| Tuen maksaminen ja hankkeen maksatusprosessi kokonaisuudessaan |
Hankkeen etenemisen seuranta ja hankkeen sisältöraportoinnin käsittely |
| Takaisinperinnät ja muut korjaavat toimenpiteet |
Hankesuunnitelman muutoshakemusten käsittely ja päätösvalmistelu |
| Hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät varmennukset |
Hankkeen sisältöön ja tarkoituksenmukaisuuteen liittyvät linjaukset ja ohjeet |
| Laillisuuteen liittyvät linjaukset ja ohjeet hankkeille |
|
| EURA 2021 -järjestelmään liittyvä neuvonta |
|
Valtion ja yliopistokaupunkien välisten ekosysteemisopimusten pohjalta Uudenmaan liiton vastuulla on kestävän kaupunkikehittämisen EAKR-rahoitus pääkaupunkiseudulla sekä Turun ja Lahden alueilla.
Kaikki hankkeelle tehdyt päätökset löytyvät EURA 2021 -järjestelmästä. Kun viranomainen on tehnyt hankehakemukseen joko myönteisen tai kielteisen päätöksen, järjestelmä lähettää hankkeen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen automaattisen ilmoituksen. Viimeisin päätös on aina voimassa-tilassa. Aikaisemmin tehdyt päätökset voivat olla esimerkiksi tilassa vanha tai oikaistu. Hankkeessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa hankepäätöstä. Muutospäätös on voimassa siitä hetkestä, kun se hyväksytään. Muutospäätöksellä ei muuteta takautuvasti aiempia päätöksiä tai niiden perusteella tehtyjä maksatuksia.
Perehdy aina hankepäätökseen ja lue se alusta loppuun! Siinä kerrotaan esimerkiksi tuen käytön ja maksamisen ehdot. Hankepäätöstä tulee noudattaa kaikessa hankkeen toimeenpanossa. Myös päätöksen liitteet ovat osa päätösasiakirjaa, ja myös niitä on noudatettava.
Päätökseen liittyy aina hakijan täyttämä hankehakemus tai hankesuunnitelma. Hankesuunnitelma on osa rahoituspäätöstä. Hankkeen toteuttamisessa tulee noudattaa hankesuunnitelmaa.
Muutoshakemus ja -päätös
Jos hanketta tai sen osaa ei voida toteuttaa annetun päätöksen, kustannusarvion ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, on hankkeen tuensaajan viivytyksettä ilmoitettava siitä rahoittavalle viranomaiselle oma-aloitteisesti. Tuolloin hankkeelle on tehtävä muutoshakemus ja -päätös. Kertakorvausmallin mukaisen hankkeen muuttaminen on mahdollista vain toteutusajan osalta.
Muuttuneen hankkeen kustannukset voidaan hyväksyä aikaisintaan siitä, kun muutoshakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn tai ryhmähankkeissa päätoteuttajan hyväksymänä muutoshakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn EURA 2021 -järjestelmässä. Käytännössä muutoksiin liittyvät kustannukset eivät ole tukikelpoisia eikä niitä kannata toteuttaa ennen kuin muutoshakemus on vireillä eli se on jätetty viranomaiskäsittelyyn.
EURA 2021 -järjestelmässä tuensaaja voi laittaa itse muutoshakemuksen vireille ilman, että viranomainen avaa hakemusta tuensaajan käsiteltäväksi. Ennen virallisen muutoshakemuksen jättämistä kannattaa mahdollisista muutoksista kuitenkin sopia rahoittajan kanssa. Havaituista muutostarpeista kannattaa siis välittömästi ilmoittaa hankkeen yhteyshenkilölle käsittelevässä tai koordinoivassa liitossa. Myös muutetun hankkeen on sisällöltään edelleen riittävästi vastattava alun perin rahoitettavaksi esitettyä toimintaa. Muutoksia kuitenkin voidaan hankkeen toteutusaikana tehdä kustannusarvioon, rahoitussuunnitelmaan, osallistuviin yrityksiin (de minimis -toimenpiteet) tai hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen. Hankesuunnitelmaan tehtävät muutokset tulee käsitellä myös hankkeen ohjausryhmässä (ks. ohje tarkemmin kohdasta ”Ohjausryhmä”).
Ryhmähankkeella tarkoitetaan useamman tuen saajan yhdessä toteuttamaa, yhteiseen hankesuunnitelmaan perustuvaa hankekokonaisuutta. Ryhmähankkeessa kaikkien tuen saajien on täytettävä näille asetetut edellytykset. Rahoituksen myöntävä välittävä toimielin on tehnyt erillisen päätöksen jokaisesta ryhmähankekokonaisuuteen kuuluvasta osahakemuksesta. Hankkeen toteutusvaiheessakin päätoteuttajan vastuulla on jättää hankkeen hakemukset (esim. muutoshakemus, maksatushakemus) ja raportit viranomaiskäsittelyyn kaikkien osapuolten osalta.
Ryhmähankkeen toteuttamisesta on tehty toteuttajien välinen sopimus, jossa kuvataan toteuttajien vastuut. Ryhmähankkeen kaikki tuen saajat vastaavat ryhmähankkeen toteuttamisesta yhdessä yhteiseen hankesuunnitelmaan perustuen. Kuitenkin ryhmähankkeessa kukin tuen saaja vastaa omasta raportoinnistaan, niin tuen maksamisen kuin seurannankin osalta. Lisäksi kukin tuen saaja vastaa mahdollisesta tuen takaisin maksamisesta vain oman osahankkeensa osalta.
Ryhmähankkeessa kaikkien osapuolten tulee riittävällä tasolla olla tietoisia hankkeen asioista. Päätoteuttaja vastaa kaikkien osapuolten riittävästä tiedottamisesta. Ryhmähankkeita kannustetaan kattavaan viestinvaihtoon koko hankekonsortion kesken.
Ryhmähankkeessa päätoteuttaja jättää hakemukset viranomaiskäsittelyyn
Päätoteuttaja ja kukin osatoteuttaja vastaavat tuen maksamista koskevista hakemuksista omasta osahankkeestaan aiheutuvien kustannusten osalta. Käytännössä jokainen ryhmähankkeen osatoteuttaja tekee tuen maksamista koskevan hakemuksen oman osahankkeensa osalta. Kuitenkin ryhmähankkeen kunkin tuen saajan tuen maksamista koskevan hakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisestä vastaa ryhmähankkeen päätoteuttaja. Osatoteuttajan tuen maksamista koskevan hakemuksen eteneminen viranomaiskäsittelyyn edellyttää aina päätoteuttajan hyväksyntää EURA 2021 -järjestelmässä. Päätoteuttajan tehtävänä on hyväksymisen tehdessään varmistaa, että osatoteuttajan tuen maksamista koskeva hakemus vastaa osapuolten välistä sopimusta ja keskinäistä työnjakoa.
Ryhmähankkeen myös kunkin osatoteuttajan muutoshakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisestä vastaa ryhmähankkeen päätoteuttaja. Ryhmähankkeessa muutoshakemus voi koskea hankkeen yhteisiä tietoja tai osatoteuttajan tukipäätöstä. Mikäli muutoksia haetaan hankkeen tukipäätöksen tai hankesuunnitelman keskeisiin yhteisiin osiin, vastaa muutoshakemuksen tekemisestä päätoteuttaja.
Osatoteuttaja voi hakea muutosta vain oman tukipäätöksensä osalta. Osatoteuttaja voi tehdä omaa osuutta koskevan muutoshakemuksen, mutta sen eteneminen viranomaiskäsittelyyn edellyttää päätoteuttajan hyväksyntää EURA 2021 -järjestelmässä. Toisaalta päätoteuttaja ei voi ilman osatoteuttajan tekemää hakemusta tehdä muutoshakemusta osatoteuttajan tukipäätökseen. Ryhmähankkeissa muuttuneen hankkeen kustannusten tukikelpoisuus alkaa aikaisintaan siitä, kun muutoshakemus on päätoteuttajan hyväksymänä jätetty vireille EURA 2021 -järjestelmässä.
Ohjausryhmän kokoonpano
Uudenmaan liiton rahoittamille hankkeille on lähes poikkeuksetta asetettava ohjausryhmä, joka koostuu hanketta asiantuntemuksellaan tukevista asiantuntijoista, hanketoteuttajien edustajista sekä muista mahdollisista jäsenistä. Ohjausryhmässä on oltava jäseniä ja pysyviä asiantuntijoita sekä tuensaajaorganisaatiosta että sen ulkopuolelta. Rahoittavan viranomaisen edustaja kutsutaan ohjausryhmään asiantuntijaksi, ei varsinaiseksi jäseneksi. Ohjausryhmän jäsenten ja pysyvien asiantuntijoiden lukumäärän ja asiantuntemuksen on vastattava hankkeen kokoa ja luonnetta. Tyypillisesti Uudenmaan liiton hankkeissa ohjausryhmän koko on ollut noin 5–8 jäsentä, mutta koko jää tuensaajan omaan harkintaan hankkeen koosta ja toiminnan luonteesta riippuen. Hankkeen toteuttaja esittää ohjausryhmän kokoonpanon hankehakemuksessaan ja hankkeen käynnistyessä nimeää ohjausryhmän jäsenet. Jäseniltä on edellytettävää riittävää sitoutumista ohjausryhmätyöhön.
Ohjausryhmä tulee muodostaa hankesuunnitelmassa (kohta 5.3.) mainitusta tahoista. Jos ohjausryhmän kokoonpano on eri kuin hakemuksessa, tarvitaan uudelle kokoonpanolle rahoittajan hyväksyntä. Asian voi kirjata ohjausryhmän muistiolle/pöytäkirjalle, ja mikäli hankkeelle tehdään muutoshakemus, voidaan asia päivittää hakemukselle tässä yhteydessä. Pelkkä ohjausryhmän kokoonpanon muuttuminen ei edellytä muutoshakemusta ja -päätöstä.
Ohjausryhmän työssä noudatetaan hyvä hallintotapaa
Ohjausryhmän työssä on noudatettava hyvää hallintotapaa ja hallinto-oikeudellisia yleisperiaatteita, jotka koskevat esimerkiksi esteellisyyttä, asioiden kirjaamista pöytäkirjaan tai muistioon ja näiden asiakirjojen tarkastamista ja hyväksymistä. Tuensaaja voi noudattaa omassa organisaatiossaan käytössä olevia työryhmiä ja kokouksia koskevia menettelytapoja, kunhan ne eivät ole ristiriidassa EAKR- ja JTF-rahoitusta koskevan sääntelyn ja ohjeistuksen kanssa. Suosituksena on, että ohjausryhmän puheenjohtajana ei toimisi kyseisen hankkeen projektipäällikkö tai toisen hankkeen projektipäällikkö. Puheenjohtajaa ei suositella valitsemaan tuensaajaorganisaatiosta. Ohjausryhmän pöytäkirjat/muistiot toimitetaan rahoittavaan viranomaiseen seurantaraportin liitteenä.
On suositeltavaa, että ohjausryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa, mutta tilanteen mukaan myös tiiviimpi tahti voi olla perusteltua. Ensimmäinen kokous on syytä järjestää varsin pian hankkeen käynnistymisen jälkeen. Hankkeen ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kustannukset kuten kokouskulut, asiantuntijoiden palkkiot ja muut korvaukset ovat prosenttimääräisinä korvattavia kustannuksia eli ne katetaan hankkeen flat rate -osuudesta.
Ohjausryhmä tukee hankkeen toteutusta omalla asiantuntemuksellaan
Ohjausryhmä ei ole vastuussa hankkeen toteuttamisesta, vaan vastuu on yksinomaan tuensaajalla. Ohjausryhmällä ei ole toimivaltaa tehdä rahoittavalle viranomaiselle kuuluvia päätöksiä.
Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata ja seurata hankesuunnitelman noudattamista ja toteuttamista, toteuttamisen etenemistä sekä hankkeen rahoituksen ja kustannusten toteutumista. Yleisen seurannan lisäksi ohjausryhmän tehtävänä on siis seurata hankkeen taloustilannetta. Lisäksi ohjausryhmän tehtävänä on käsitellä hankkeen toteuttamista, sisältöä ja rahoitusta koskevat muutostarpeet ennen kuin niitä koskeva hakemus toimitetaan rahoittavalle viranomaiselle. Jos muutoshakemuksessa on kyse kiireellisestä muutoksesta, ohjausryhmän on käsiteltävä muutoshakemus muutoshakemuksen vireille tulon jälkeen. Ohjausryhmän rooli korostuu erityisesti, jos hanke joutuu toteutuksessa säätämään kurssiaan.
Parhaan tehon ohjausryhmän kokouksista saa irti, jos normaalit hankkeen toimintaa luotaavat toiminnalliset ja taloudelliset katsaukset pitää suhteellisen tiiviinä ja keskittyy hankkeen toiminnan ja tulevien toimenpiteiden käsittelyyn. Myös indikaattorit ja muu tuloksellisuus on syytä pitää esillä kokouksissa. Ohjausryhmän jäseniä voi myös ottaa muuten hankkeen toimintaan kutsumalla heitä erilaisiin järjestettäviin tilaisuuksiin. Näin he pääsevät paremmin sisälle hankkeen toimintaan.
Kehittämishankkeessa tuettavan toiminnan tulosten on oltava yleisesti hyödynnettävissä. Tämä
tarkoittaa sitä, että hankkeen tulokset ovat julkisia eikä niihin voi liittyä liike- tai ammattisalaisuuksia eikä tulosten julkaisemista voi estää liike- tai ammattisalaisuuteen vedoten.
Kuitenkin jos hankkeen toimenpiteisiin osallistuu hyödynsaajina taloudellista toimintaa harjoittavia yksiköitä, ei yleisen hyödynnettävyyden edellytystä sovelleta niiden toimintaan siltä osin kuin tuki on tukipäätöksessä kohdennettu taloudellista toimintaa harjoittaville yksiköille de minimis -tukena.
Hankkeiden tuloksia on voitava hyödyntää laajemmin kuin vain tuensaajan omaksi hyödyksi. Siten hankkeen toteuttamisaikana tai hankkeen rahoituksella ei ole lähtökohtaisesti mahdollista käynnistää esimerkiksi patentointia.
Käytännössä tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että hankkeiden toteuttamisesta ja niiden tuloksista tiedotetaan julkisesti. Tavoitteena on vahvistaa hankkeiden kautta aikaansaatujen tulosten pidempiaikaista vaikuttavuutta. Se ilmenee esimerkiksi siten, että aikaisemmin toteutettujen hankkeiden tuloksia voidaan hyödyntää uutta hanketta suunnitellessa. Hankkeen materiaalien ja tuotosten on oltava yleisesti saatavilla ja löydettävissä vielä hankkeen päättymisen jälkeenkin eikä niitä voi säilyttää esimerkiksi salasanojen takana piilossa.
Hankkeessa mahdollisesti syntyvät tekijän- ja muut immateriaalioikeudet ovat tuensaajan
omaisuutta. Mikäli hankkeessa on useita toteuttajia, tulee immateriaalioikeuksista sopia
hankkeen osapuolten kesken tehtävin sopimuksin. Sopimuksissa tulee varmistaa edellä esitetty
yleisen hyödynnettävyyden edellytys.