Anvisningar för stödmottagare

Inledningsmöte

Syftet med inledningsmötet är att säkerställa att projektet genomförs i enlighet med villkoren i beslutet och gällande lagstiftning. I projektets inledande skede inbjuder finansieringsmyndigheten representanter för stödmottagaren, inklusive projektpersonal, till inledningsmötet.

Vid mötet diskuterar man gemensamma spelregler för finansiering och genomförande samt går igenom bestämmelser och anvisningar som styr verksamheten. Dessutom går man igenom det praktiska genomförandet av projektet samt centrala frågor som rör ekonomisk förvaltning och betalningar, rapportering och uppföljning samt tillsyn. En promemoria upprättas av inledningsmötet, som sparas i projektets uppgifter.

Tips: Läs beslutet och dess bilagor i förväg så att du kan ställa preciserande frågor.

Styrgrupp

Stödmottagaren inrättar en styrgrupp för projektet, om detta krävs i projektets finansieringsbeslut. Styrgruppen vägleder, stöder och följer projektets framsteg, både vad gäller innehåll och kostnader. Dess syfte är att hjälpa projektet att uppnå målen och att styra projektets innehållsmässiga genomförande. Styrgruppen är dock inte rättsligt ansvarig för projektets verksamhet, utan ansvaret ligger hos stödmottagaren.

Avsikten är att projektledningen har stöd av en så bred sakkunskap som möjligt nära den praktiska verksamheten. Styrgruppen rekommenderas också ta med en representant från alla kön. Uppmärksamhet ska fästas vid att gruppens sammansättning förverkligar jämställdhet mellan könen. Protokoll förs över styrgruppens möten. Mer detaljerade villkor för styrgruppens verksamhet ges i projektets finansieringsbeslut.

Tips: Försök att få styrgruppens verksamhet sådan som du själv skulle vilja delta i.

Självutvärdering

Utvärdering av den egna verksamheten är normal aktivitet i projektet. Till projektet väljs den utvärderingsmetod som bäst stöder dess verksamhet. Utvärderingen kan göras som självutvärdering eller som en extern tjänst. Genomförandet och resultaten bedöms i förhållande till projektets mål. I utvärderingen är det bra att lyssna på representanter för samarbetspartner och målgrupp utöver projektpersonalen och styrgruppen. På basis av utvärderingen kan man vid behov förhandla med den finansierande myndigheten om en omorientering av projektet.

Utöver uppnående av mål kan föremål för utvärdering vara till exempel

• styrgruppens verksamhet
• kommunikation
• åtgärder som vidtagits i projektet och deras kvalitet
• kontinuiteten i verksamhet som projektet har utvecklat.

Tips: Läs webbsidorna som handlar om självutvärdering.

Uppföljning av projektets mål och resultat

Att uppnå resultat och rapportera om dem är avgörande för en effektiv och transparent användning av offentliga medel. 

Den finansiering som projekten får är stöd i form av understöd. Stöd återbetalas inte, om stödmottagaren uppfyller villkoren i stödbeslutet och villkoren i lagstiftningen. I gengäld rapporterar stödmottagaren vad som har åstadkommits med offentliga medel och om det som utlovats i projektplanen har åstadkommits. 

Som stödmottagare har du till uppgift att rapportera till den finansierande myndigheten om genomförandet av projektets åtgärder och uppnåendet av målen. En uppföljningsrapport som beskriver verksamheten och resultaten upprättas per betalningsperiod. Inlämnande av rapporten och den finansierande myndighetens godkännande är villkor för utbetalning av stödet. 

Beskriv tydligt projektets verksamhet och de resultat som uppnåtts i uppföljningsrapporten. Jämför resultaten med de uppsatta målen och analysera hur de har uppnåtts. Myndigheten övervakar användningen av offentliga medel och därmed skattebetalarens intressen. Därför ska myndigheten veta hur ditt projekt framskrider och om projektet framskrider planenligt. 

I projektplanen har du sannolikt också satt upp kvantitativa mål för ditt projekt (indikatortal). Anteckna i uppföljningsrapporten hur de kvantitativa målen har uppnåtts i projektet före utgången av rapporteringsperioden. Försäkra dig om att de kvantitativa utfallen är korrekta. 

I slutrapporten sammanställer stödmottagaren projektets verksamhet och resultat samt bedömer hur projektets mål har uppnåtts. 

I uppföljningsrapporterna beskriver du hur projektet framskrider enligt rapporteringsperiod, i slutrapporten bedömer du hur projektet lyckats som helhet och specificerar hur den verksamhet som utvecklats inom projektet fortsätter efter projektet. Beskriv dessutom de problem som uppstått vid genomförandet av projektet och presentera eventuella utvecklingsförslag. 

Tips: Håll projektplanen synlig när du skriver rapporten. Bekanta dig i tid med rapporteringsanvisningarna för EURA 2021-systemet. 

Tips: börja skriva slutrapporten i god tid innan projektet avslutas och reservera tillräckligt med tid för det.

Förändringar i genomförandet av projektet

Projektet genomförs i enlighet med den godkända projektplanen som finns som bilaga till finansieringsbeslutet. Ibland leder åtgärder inte till önskade resultat eller kostnadsberäkningen motsvarar inte de preciserade planerna, då en ändringsansökan ska övervägas.  Om det finns behov av ändringar bör man i förväg kontakta den myndighet som finansierar projektet. Uppgiften för projektets styrgrupp är att behandla ändringsbehoven i projektets genomförande, innehåll och finansiering innan ansökan om dessa lämnas in till finansieringsmyndigheten.

Betydande förändringar kräver alltid en ändringsansökan och beslut om ändring. Ändringarna träder i kraft tidigast från det att finansieringsmyndigheten har godkänt förändringarna genom beslut. Ändringar kan inte godkännas retroaktivt. Ändringarna måste därför beaktas och finansieringsmyndigheten informeras proaktivt.

Tips: Reagera alltid på ändringsbehov i tid.

Tips: Det är bra att uppmärksamma att möjligheterna att ändra kostnadsberäkningen ofta är begränsade när man använder förenklade kostnadsmodeller och därför ska man använda tillräckligt med tid på planering av projektet i inledningsfasen, så att kostnadsberäkningen, inklusive kostnadsmodeller, för ansökan är ändamålsenlig.

Etablering och spridning av resultat i projektet

Huvudsyftet med projektfinansieringen är avsedd att vara den drivande kraften bakom en ny typ av verksamhet. Därför är det viktigt att den sökande redan på förhand planerar fortsatt verksamhet eller annan användning av resultaten. Projektfinansiering är inte en permanent finansieringsform för verksamheten och resultaten av projektet måste också vara tillgängliga för fri användning även senare.

Kärnfrågan i etablering är hur du kan produktifiera och marknadsföra resultatet av ditt projekt, t.ex. en ny verksamhetsform, i din egen eller partnerorganisationens normala verksamhet.

Tips: Det finns gott om bra handböcker och modeller på Internet som stöd för produktifiering och marknadsföring.

Tips: Börja etableringen i din egen organisation. Hur säljer du din produkt till en annan organisation om din egen organisation inte heller använder produkten?