Kommunikation är projektets skyldighet
Varför kommunicerar vi?
Kommunikationen är en central del av verksamheten inom varje projekt som fått stöd från EU-fonden. Skyldigheterna i fråga om kommunikation och EU:s synlighet gäller all projektverksamhet. Mottagarna av EU-finansiering har en lagstadgad skyldighet att ange finansieringens ursprung och säkerställa att finansieringen från EU synliggörs genom kommunikationsåtgärder.
Med hjälp av kommunikation projektet:
- berättar om EU-finansieringen
- informerar allmänheten och målgrupperna om sin verksamhet och om resultaten av projektet
- når nya målgrupper, involvera organisationer och människor i EU-finansierad projektverksamhet
- sprider verksamhetsmodeller, bästa praxis och uppnådda resultat och resultat som utvecklats inom projektet så att de kan utnyttjas allmänt
Syftet med kommunikationen är att få projektens referensgrupper att bli entusiastiska för projektet och att hitta nya aktörer och människor. Genom kommunikationen kan man också berätta om projektets resultat och sprida bästa praxis. Kommunikation är en förutsättning för att strukturfondsprojektet ska lyckas.
Kommunikation är en förutsättning för att ett projekt som finansieras med EU-medel ska lyckas. EU förpliktar stödmottagarna att informera om projektet under hela den tid projektet genomförs.
I artikel 50 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060, nedan den allmänna förordningen, föreskrivs det om stödmottagarnas skyldigheter i fråga om kommunikation.
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/1060/oj
Kommunikation är en lagstadgad skyldighet för projektgenomföraren. Den vars överträdelse kan leda till en nedskärning på högst 3 procent av det beviljade stödet.
EU har till stöd för kommunikationen utarbetat en kommunikationsanvisning för stödmottagarna, de förmedlande organen och den förvaltande myndigheten. Stödmottagarnas uppgifter i anslutning till kommunikationen enligt den ovan nämnda förordningen beskrivs på sidorna 25 och 26 i anvisningen. Projekten ska följa anvisningarna.
Anvisning: information om sammanhållningspolitiken 2021–2027
På EU-kommissionens webbplats finns EU:s flaggsymbol och anvisning om användningen av EU-flaggan.
https://ec.europa.eu/regional_policy/information-sources/logo-download-center_en
Kommunikationen ska vara planerad för att den ska ge överenskomna resultat och öka projektets genomslag. Därför ska projektet redan i ansökningsskedet definiera hurdan kommunikation som ska ske inom projektet och vilken målgrupp kommunikationen ska riktas till.
För projektet är det nyttigt att utarbeta en mer detaljerad kommunikationsplan än den som antecknats i projektansökan. Det vore bra att svara på åtminstone följande frågor:
- vilka är målen för kommunikationen om projektet
- till vem kommunicerar projektet
- vilka är projektets mål för kommunikationen
- projektgenomförarens arbetsfördelning i kommunikationsåtgärderna
- hur och var man informerar om projektet
- hur EU:s synlighet ska säkerställas på behörigt sätt
- och på ett sådant sätt att alla aktörer och personer som deltar i projektets verksamhet är medvetna om EU-finansieringen av projektet
Flaggbeteckningen används i all kommunikation och i alla kommunikationskanaler.
I projekt som finansieras med medel från EU:s regional- och strukturpolitik (ERUF, ESF, FRO) används under programperioden 2021–2027 en flaggsymbol med texten ”medfinansierad av Europeiska unionen”.
Observera att fondens namn inte nämns i detta sammanhang. Nationella logotyper som hänvisar till EU-stöd får inte heller användas utöver EU-flaggan.
Du hittar EU:s flagglogotyper i olika språkversioner på kommissionens webbplats (Download Centre) och en anvisning om användningen av flagglogotypen (Operational Guidelines for recipients of EU funding).
https://ec.europa.eu/regional_policy/en/information/logos_downloadcenter/
Enligt den allmänna förordningen ska en informationsskylt sättas upp när den totala finansieringen av projektet överskrider de gränser som anges i förordningen (ERUF 500 000 euro och JTF samt ESF 100 000 euro) och när projektet inbegriper en investering eller anskaffning av utrustning. Investeringens relativa storlek eller storleken på anskaffningarna av utrustning har ingen betydelse. Varje projekt som inbegriper en investering av någon storlek eller anskaffning av utrustning är skyldigt att sätta upp en informationsskylt, om projektets totala finansiering överskrider ovannämnda gränser. Någon skyldighet att sätta upp en skylt föreligger dock inte, om eventuella anskaffningar av utrustning är skäliga och ingen av dem överskrider gränsen på 3 000 euro och täcks med flat rate.
Om utvecklingsprojektet inte inbegriper anskaffning av utrustning, finns det ingen skyldighet att sätta upp en informationsskylt. Oberoende av finansieringsbeloppet räcker det då med att sätta upp en affisch i A3-format på en synlig plats. Affischen kan också vara en elektronisk skärm. På den elektroniska skärmen kan uppgifterna om flera projekt visas växelvis, om genomföraren har fler än ett projekt.
Informationsskylt i grupprojekt
Vid bedömningen av skyldigheten att använda informationsskylt i grupprojekt betraktas de totala kostnaderna för hela grupprojektet (inkl. privat finansiering). Om de totala kostnaderna överskrider de fastställda gränserna (500 000 euro för ERUF-projekt, 100 000 euro för FRO-projekt och ESF-projekt) och en investering eller anskaffning av utrustning genomförs i något delprojekt, ska en informationsskylt sättas upp i dess närhet. Om det i ett grupprojekt som uppfyller villkoren för användning av informationsskylt finns flera investeringar, ska skylten sättas upp i närheten av varje investering.
Affischen i A3-format ska sättas upp vid alla genomförandepunkter.
Informationsskyltens varaktighet
Informationsskylten är permanent och ska förvaras på den ursprungliga platsen eller på en plats med motsvarande synlighet.
På kommissionens webbplats finns en affischgenerator och en skyltgenerator. Generatorn har mallar av olika storlek som kan utnyttjas. Rekommendationen är att använda dessa mallar för att göra affischer och informationsskyltar i A3-format. Storleken på informationsskyltarna har inte definierats särskilt i den allmänna förordningen. De ska dock sättas fast på ett tydligt och synligt sätt.
https://ec.europa.eu/regional_policy/policy/communication/online-generator_en
Finansieringen från EU synliggörs i dokument, kommunikationsmaterial och evenemang som är avsedda för allmänheten och projektdeltagarna. Kommunikationsmaterial är också webbsidor och kanaler i sociala medier. I dokumenten och kommunikationsmaterialet används EU-flaggan.
På den genomförande organisationens webbplats publiceras en beskrivning av projektet. Det rekommenderas att projektet också har egna webbsidor som underhålls under hela projektets genomförandetid. På webbplatsen finns information om projektets mål, åtgärder och resultat.
Ett strategiskt betydande projekt eller ett projekt vars totala kostnader överstiger tio miljoner euro ska ordna en särskild kommunikationsåtgärd, som kan vara till exempel ett evenemang eller någon annan kommunikationsaktivitet, såsom en presskonferens eller en kampanj.
De projekt som avses ovan ska stå i kontakt med den finansierande myndigheten i fråga om kommunikationsåtgärden och i samarbete med myndigheten i god tid informera den förvaltande myndigheten (arbets- och näringsministeriet) och EU-kommissionen om kommunikationsåtgärden och erbjuda dem möjlighet att delta i kommunikationsåtgärden.
I arbets- och näringsministeriets mediebank Emmi har följande lagrats för att utnyttjas vid genomförandet av projektverksamheten och myndighetsarbetet:
- PowerPoint-underlag
- Dokumentmallar
- Ikoner för visuell illustration
- Videoplanser
- Anvisningar för användning av visuellt material