Hyppää sisältöön

Länsi-Suomi: Katse kohti maksatuksia!

Julkaisuajankohta 19.4.2023 15.49
Tiedote
Ohjelmakausi 2014 - 2020 on päättymässä: Ajankohtaista maksatushakemuksista, Aikataulussa pysyminen ja laadukas sisältö, EU-lippulogo sekä kuva, jossa kynä ja muistilehtiä.

Ohjelmakausi 2014–2020 on päättymässä. On siis ajankohtaista muistuttaa tuensaajia maksatushakemusten aikataulusta ja laadukkaasta sisällöstä, sillä huolellisesti tehty ja aikataulussa jätetty maksatushakemus pystytään myös käsittelemään ripeästi.

Loppuohjelmakauden aikana pyrimme käsittelemään maksatushakemukset nopeutetusti, mikä vaikuttaa esimerkiksi siihen, että lisätietoja ei herkästi kysellä. Tuensaajalla on tietenkin velvollisuus toimittaa kaikki tarvittava tieto maksatushakemuksessa.

Kokosimme kertauksena tuensaajien avuksi viranomaisnäkökulmasta keskeisiä maksatusta sujuvoittavia seikkoja.

Tuensaajan muistilista maksatushakemukseen

 

1 Aikataulussa pysyminen

  • Jokaisen hankkeen kanssa on aloituspalaverissa tai muutospäätöksen yhteydessä sovittu maksatushakemusten jättämisen aikataulut. On ensisijaisen tärkeää pitää niistä kiinni. Etenkin nyt ajankohtaisten viimeisten maksatushakemusten toimitusaikataulussa on oltava tarkkana. Kaikkien ohjelmakauden kustannusten tulee syntyä ja olla maksettu 31.12.2023 mennessä. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi lomakustannuksia ei voi kohdentaa hankkeille enää vuoden 2024 puolella.
  • Suosittelemme jättämään hankkeiden viimeiset maksatushakemukset viranomaiskäsittelyyn mahdollisimman nopeasti hankkeen päättymisen jälkeen.

2 Maksatuksen perusteet

  • Maksatushakemuksen tekemistä ohjaa hankesuunnitelman kustannusarvio. 
  • Maksuun voi hakea ainoastaan kustannusarvion mukaisia kustannuksia.

3 Selkeä ilmaisu, täsmälliset tiedot

  • Maksatushakemuksen lomakkeen tietoja on hyvä avata siten, että myös ulkopuolinen ymmärtää asiat ongelmitta. Kirjoita siis selkeästi.
  • Hyviä maksatushakemuksen täyttämistä ohjaavia kysymyksiä ovat, miten kukin syntynyt kustannus liittyy hankkeeseen ja mitä on ostettu. 
  • Kustannus-kohtaan on hyvä kirjoittaa hankesuunnitelman kustannusarvion mukainen kustannus, esimerkiksi "työpajojen fasilitointipalvelu" tai "viestintä- ja markkinointipalvelut".
  • Selite-kohdassa kerrotaan, mitä on ostettu, keneltä ja mihin ostettu hankinta liittyy, esimerkiksi “työpajan 1 fasilitointi, Fasilitointiyritys Oy, hintavertailu 3:lta sähköpostitse” tai “työpajan 3 esitteen suunnittelu ja esite, Viestintäyritys Oy, hintavertailu 3:lta sähköpostitse”.

4 Liitteet ja pääkirja

  • Aloituspalaveriaineistosta on hyvä tarkistaa, mitä kaikkia pakollisia liitteitä maksatushakemuksessa tulee olla. 
  • Kaikkien kustannusten tulee löytyä pääkirjasta, jonka puolestaan tulee täsmätä maksuun haettuun. Jos pääkirja ja maksatushakemuksella olevat summat eivät täsmää, tulee tästä toimittaa täsmäytyslaskelma.

5 Seurantaraportin täyttäminen

  • Hyödynnä seurantakauden raportoinnissa hankesuunnitelmaa ja siinä ilmaistuja työpaketteja, tehtäväkokonaisuuksia, toimenpiteiden nimiä tai muita vastaavia otsikoita. Tämä helpottaa toimenpiteiden peilaamista suunniteltuun. Seurantaraportin ja työajanseurantojen tulee tukea toisiaan.
  • Raportoi, mitä konkreettisesti on tehty. Esimerkiksi "on kartoitettu, on suunniteltu" eivät kerro, mitä käytännössä on tehty ja onko tekeminen ollut hankkeen kannalta tarkoituksenmukaista. Toimintaa voi avata selkeillä kuvauksilla, esimerkiksi "Kartoitus tehtiin järjestämällä kysely. Suunnittelu tapahtui kahdessa sisäisessä työpajassa."
  • Pidä hankkeen osallistujatiedot ajan tasalla ESR Henkilö -järjestelmässä. Hankkeen seurantatietoja tarkastellaan jokaisen seurantaraportin yhteydessä. Jos seurantatiedoissa ei ole tapahtunut muutosta edellisen tarkastelun jälkeen, se herättää kysymyksiä ja tarvetta lisätietojen pyytämiseen eli raportin käsittely viivästyy. Raportissa tulee kertoa, mikäli hankkeen toteutuksessa on ollut haasteita tai hanke ei ole edennyt odotusten mukaisesti. Jo tuo tieto perusteluineen voi säästää lisätietopyynnöiltä.
  • Muista raportoida myös henkilötyö- ja koulutuspäivien toteumasta sekä horisontaalisten periaatteiden toteutumisesta. Näiden asioiden toteutumista kysytään erikseen hankkeen loppuraportilla, joten näiden jatkuva raportointi sujuvoittaa loppuraportointia.

Hyvää ja jouhevasti sujuvaa hankeraportointia!
 

Länsi-Suomi