Länsi-Suomen teemaviikko: Riittävästi ”elävää elämää” niin hankehakemukseen kuin kustannusarvioon

Hankesuunnitelma ja kustannusarvio ovat tärkeitä hankkeen tekemistä ohjaavia tekijöitä. Kun ne keskustelevat keskenään ja päämäärä on yhteinen ja yksiselitteinen on hankkeen tuloksellinen toteuttaminen helpompaa. Vastaavasti hakemuksen arviointi ja maksatushakemuksen tarkastaminen onnistuu paremmin, kun hakemuksen ja kustannusten välillä voi nähdä selvän yhteyden. Tässä blogissa annamme käytännön vinkkejä hankehakemuksen ja kustannusarvion yhteyteen liittyen.

Konkretiaa niin hakemukseen kuin kustannusarvioon

Hakemuksissa kannattaa pyrkiä kuvaamaan hankkeen toteutus riittävän konkreettisesti. Valitettavan usein tilanne on kuitenkin niin, että kuvaukset ovat erittäin yleisellä tasolla kuten: ”Hankkeessa suunnitellaan ja kehitetään toimintamalli, jota pilotoidaan kohderyhmän parissa”. Edellä kuvattu esimerkki ei kerro, miten suunnittelu ja kehittäminen varsinaisesti tapahtuu. Tarkoitetaanko suunnittelulla aiempien mallien kartoittamista, ideariihiä vai mitä? Kenen toimesta suunnittelu tapahtuu? Mitä puolestaan ”kehittäminen” tarkoittaa eli mitä konkreettisia toimenpiteitä siihen sisältyy? Ketä työpajoihin kutsutaan ja minkä verran ne kestävät? 

Vastaava juoni toistuu usein kustannusarviossa siten, että hankkeessa tehtävää työtä on tehtävänkuvassa kuvattu seuraavasti: ”Asiantuntija tuo osaamisensa substanssialalta X hankkeeseen ja osallistuu toimintamallin suunnitteluun ja kehittämiseen sekä pilotointiin.” Asiantuntijalle on voitu kokonaisuudessaan varata esimerkiksi 40 % työaika hankkeeseen, mutta niin hankehakemuksen kuin kustannusarviossa ilmoitetun tehtävänkuvan perusteella on haastava arvioida a) onko asiantuntijan osaaminen tarpeellista hankkeen toiminnan kannalta, mitä toimenpiteitä hän hankkeessa suorittaa, b) onko asiantuntijalle varatut resurssit realistisia ja tarkoituksenmukaisia suhteessa toimintaan, ja c) onko osaaminen riittävää hankkeen kannalta?

Mikä on riittävän konkreettista?

Alla on kaksi esimerkkiä, joiden avulla pyrimme havainnollistamaan edellisen osion sanomaa. 

Esimerkki A, jossa toiminta kuvataan yleisellä tasolla: 

Hankehakemuksessa: Suunnitellaan ja kehitetään toimintamalli, jota pilotoidaan kohderyhmän parissa. 
Kustannusarviossa esitetyt tehtävänkuvaukset: Projektipäällikkö ja asiantuntijat A ja B osallistuvat kaikkiin hankkeen työpaketteihin ja toimintoihin.

Hakemuksen lukijan on vaikeaa muodostaa kuvaa siitä, mitä hankkeessa käytännössä tehdään ja mitä resursseja toiminta vaatii, koska hakemuksessa kuvataan toimintaa passiivissa (”suunnitellaan”, ”kehitetään”) ilman tarkempia määrittelyjä siitä, mitä nuo termit sisältävät. Myös resurssien arvioiminen on erittäin haastavaa, koska tehtävänkuvaukset vaikuttavat identtisiltä toistensa kanssa. 

Esimerkki B, jossa toimintaa avattu konkreettisemmalla tasolla: 

Hankehakemuksessa: Hankkeessa suunnitellaan ja kehitetään toimintamalli järjestämällä 5 työpajaa (tavoitteena 20–25 osallistujaa, 4 h á työpaja). Kehitettyä toimintamallia testataan järjestämällä kolme pilottia, joista jokainen kohdentuu eri kohderyhmälle. Kohderyhmille järjestetään pilotteja valmisteleva työpaja, jossa ohjeistetaan pilotoinnista sekä yksi yhteinen työpaja pilotin aikana. Tulosten ja kokemusten läpikäymiseksi järjestetään päätöstyöpaja jokaisen pilotin kanssa (yhteensä 3 pilottia). Päätöstyöpajojen vetäminen hankitaan ostopalveluna. 

Kustannusarviossa esitetyt tehtävänkuvaukset: Asiantuntijat A ja B vastaavat edellä mainittujen työpajojen järjestämisestä sekä pilottien seurannasta ja niistä kerätyn tiedon arvioimisesta ja yhteenvetojen koonnista.

Esimerkin B kuvauksen perusteella hakemuksen lukija pystyy saamaan edellistä esimerkkiä helpommin käsityksen siitä, mitä hankkeen toiminta-aikana tapahtuu ja kenen toimesta. Esimerkissä myös kuvataan, että hankkeessa on varauduttu käyttämään ostopalveluja, joka osaltaan tukee hankkeen toteutuksen arviointia.

Lisäksi esimerkin B kaltaisen hankkeen toiminnan raportointi on yksinkertaista, koska toiminta on jo suunnitteluvaiheessa kuvattu konkreettisesti ja sille on asetettu määrällisiä tavoitteita – raportointivaiheessa voi peilata toteutuneita toimia hankesuunnitelmaan ja kuvata, kuinka monta työpajaa on esimerkiksi suunnitteluvaiheen osalta järjestetty. 

Hankkeet ovat keskenään kuitenkin hyvin erilaisia ja tässäkin blogissa käytetyt esimerkit on tarkoitettu havainnollistamaan sitä, millaisiin asioihin hankesuunnitelman arviointivaiheessa kiinnitetään huomiota ja mitkä seikat voivat tuota arviointia helpottaa. Selkeä suunnitelma mahdollistaa selkeän raportoinnin, jonka myötä myös hankkeen rahoittajan ja maksajan on helppo seurata hankkeen toteutumista ja tuki saadaan nopeasti maksuun.  

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Ohjelmakaudella 2021–2027 hankkeiden hallinnollista taakkaa vähennetään yksinkertaistettujen kustannusmallien myötä, jotta hanketoiminnassa voidaan keskittyä enemmän varsinaiseen toteutukseen eli muutoksen aikaansaamiseen ja tuloksellisuuteen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö kustannuksia ja toteutuskeinoja tulisi lainkaan pohtia suunnitteluvaiheessa. 

Uudella kaudella kehittämishankkeissa käytetään ensisijaisesti flat rate 40 % -kustannusmallia, jossa hankkeen budjetti muodostuu ainoastaan palkkakustannuksista ja niiden mukaan laskettavasta flat rate -osuudesta. On olennaista, että hankkeen toimintaa kuvataan tarpeeksi konkreettisella ja yksiselitteisellä tavalla varsinaisessa hakemustekstissä, koska kustannusarviossa perustellaan tarkemmin ainoastaan palkat tehtävänkuvien kautta. Mikäli toiminta kuvataan hyvin yleisellä tasolla, jää asioita tulkinnanvaraisiksi ja näistä voi aiheutua harmaita hiuksia myöhemmin hankkeen maksatusvaiheessa. Se, että toimenpiteet ovat selkeitä ja vaivattomasti seurattavissa, raportoitavissa sekä varmennettavissa on kaikkien etu.

Hankehakemusten yhteydessä vanha sanonta “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitääkin enemmän kuin paikkansa. 

________________________________

Rahoitusasiantuntija Anna Jaurakkajärvi ja maksatusasiantuntija Iida Vesterinen,
Keski-Suomen ELY-keskus