Paikan päällä tehtävät varmennukset tukevat hankkeen toteutusta

Uudenmaan liitto tekee syksyn aikana hankkeiden paikan päällä tehtäviä varmennuksia. Tänä vuonna Uudenmaan liiton maksatusasiantuntijat varmentavat Etelä-Suomen kuuden maakunnan alueella yhteensä 18 EAKR-hanketta, joissa on mukana yhteensä 51 osahanketta.

Paikan päällä tehtävät varmennukset täydentävät hankkeen maksatushakemusten yhteydessä tehtyä tarkastusta. Niiden tavoitteena on varmistua siitä, että hanketta on toteutettu hyväksytyn suunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisesti. Varmentaminen on yksi osa hankkeiden riskienhallintaa, ja sen tavoitteena on saada riittävä varmuus hankkeen toiminnan ja kustannusten tukikelpoisuudesta. 

Varmennuskäynnit ovat luonteeltaan myös ohjaavia ja hankkeen toimintaa tukevia. ”Varmennuskäynti on samalla neuvontatilanne, ja toivomme hankkeiden toteuttajilta myös aktiivista keskustelua ja kysymyksiä epäselviksi jääneistä hankehallinnon asioista. Jos hanke on vielä käynnissä, on hyvin aikaa tehdä korjauksia, jos niitä tarvitaan”, kertoo Uudenmaan liiton ohjelmajohtaja Tiina Huotari. 

Paikan päällä varmennettavia hankkeita valitaan sekä riskiperusteisesti että satunnaisotannalla. Lisäksi varmennetaan kaikki ne hankkeet, joissa julkinen tuki on yli 800 000 euroa. Vuoden 2023 varmennusotannassa on mukana vain vanhan ohjelmakauden eli Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelman hankkeita. Koko Suomen tasolla tavoitteena on varmentaa yhteensä 20 prosenttia kaikista päättyneen ohjelmakauden EAKR- ja ESR-rahoitteisista hankkeista. 
 

Muista dokumentointi! 

Uudenmaan liiton maksatusasiantuntijat ovat aloittaneet hankkeiden paikan päällä varmennukset vuoden 2023 osalta jo toukokuussa, ja kaikki varmennukset saadaan tehtyä vuoden loppuun mennessä. Paikan päällä varmennuksia tehdään hankkeen toteuttajan toimitiloissa. Näin voidaan samalla tarkastaa myös esimerkiksi hankkeissa tehtyjä investointeja tai pienempiä laitehankintoja sekä hankkeiden toteuttajien toimitiloissa esillä olevia viestintäaineistoja. 

Paikan päällä varmennuksissa havaintoja tehdään sekä hankkeen sisältöön ja hankehallintoon että raportoituihin kustannuksiin liittyen. Viime vuonna Uudenmaan liitto toteutti ennätysmäisen suuren varmennusotannan, jossa oli mukana peräti 34 hanketta ja yhteensä 68 toteuttajaa. Viime ja tänä vuonna toteutettujen varmennusten perusteella voidaan todeta, että valtaosa hankkeista toteutuu hyvin hankesuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja noudattaen. 
 
"Kaiken kaikkiaan kustannukset hankkeissa ovat olleet pääosin kunnossa. Tukikelvottomiin kustannuksiin liittyviä havaintoja ja niistä seuranneita tuen takaisinperintöjä oli viime vuoden isossa varmennusotannassa vain muutamia", toteaa Uudenmaan liiton maksatusasiantuntija Nina Räihälä.
 
On ilahduttavaa huomata, että indikaattoreihin liittyviä havaintoja tai puutteita on ollut aiempia vuosia vähemmän. Yleisimmin puutteet liittyvät indikaattoreiden jäljitysketjuihin. Jos indikaattoreihin liittyvä dokumentaatio ei ole kunnossa, on vaikeaa todentaa, että hankkeen tuloksena esitetty indikaattori on todella syntynyt juuri kyseisen hankkeen toimenpiteiden tuloksena. Asianmukainen dokumentointi onkin ensiarvoisen tärkeää paitsi indikaattoreiden, myös esimerkiksi hankintojen ja muiden kustannusten tukikelpoisuuden todentamisessa. 

Uusia toimintatapoja, hienoja tuloksia

Vuoden 2022 varmennuskäynneillä nähtiin selkeästi myös maailmanlaajuisen koronapandemian vaikutukset hankkeiden toteutukseen. Monessa hankkeessa toimenpiteitä oli mietittävä uusiksi, ja esimerkiksi suunniteltuja tilaisuuksia ja tapahtumia täytyi nopealla aikataululla siirtää toteutettavaksi etäyhteyksin webinaareina. Tämä asetti hankkeiden toteuttajille ennakoimattomia haasteita, mutta toisaalta uudenlaiset toimintatavat ovat luoneet hankkeille myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia: Etäyhteyksin toteutettaviin tilaisuuksiin on saatu mukaan myös kansainvälisiä puhujia ja osallistujia, mikä ei perinteisissä tilaisuuksissa olisi ollut mahdollista.
 
Ensi vuonna päästäneen varmentamaan paikan päällä myös ensimmäisiä Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 -ohjelman hankkeita. Uudella ohjelmakaudella varmennuskäyntejä pyritään tekemään pääsääntöisesti käynnissä oleviin hankkeisiin. 

”Meille viranomaisille varmennuskäynnit ovat mielenkiintoinen osa työtä. On mukavaa tavata hankkeiden toteuttajia, ja saada mahdollisuus kuulla ja nähdä hankkeissa aikaansaatuja hienoja tuloksia myös käytännön tasolla”, toteaa Uudenmaan liiton maksatusasiantuntija Riitta Güner.