Hämeen ELY-keskuksen tiedote: muutos hankehenkilöstön henkilötietojen käsittelyyn EURA 2021 -järjestelmässä
Hanketoimijoita on aiemmin ohjelmakaudella 2021–2027 tietosuojasyistä ohjeistettu lukuisissa koulutuksissa pseudonymisoimaan palkkakustannuksia koskevat henkilötiedot. Sittemmin Euroopan komissio on vaatinut jäsenmailta tiukennettuja toimia kaksinkertaisen rahoituksen torjumiseksi. Tästä syystä hallintoviranomaisen ohjetta henkilötietojen käsittelyyn on muutettu.
Hallintoviranomaisen toimesta annettu uusi ohje hankehenkilöstön henkilötietojen käsittelyyn tulee voimaan välittömästi. Kaikki palkkakustannusten määrittämiseen ja todentamiseen liittyvät asiakirjat tallennetaan jatkossa EURA 2021 -järjestelmään pseudonymisoimattomina. Toisin sanoen nimitiedot tulee jättää näkyviin. Asiakirjat tallennetaan salattuina.
Tämä tarkoittaa mm. seuraavia asiakirjoja:
- allekirjoitetut tehtävänkuvat (toimenkuvalomakkeet) toimitetaan ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä tai pidemmällä olevat hankkeet toimittavat seuraavan tai keskeneräisenä järjestelmässä olevan maksatushakemuksen yhteydessä haettavia palkkoja koskevat tehtävänkuvat,
- palkkojen yksikkökustannusmallin määrittämisessä käytetyt allekirjoitetut asiakirjat (koskee tulevia aukeavia hakuja sekä parhaillaan neuvottelussa olevia hankkeita),
- allekirjoitetut työajanseurantalomakkeet (yksikkökustannusmalli/ESR sekä pyydettäessä)
- henkilöiden palkkalaskelmat (pyydettäessä) sekä
- mahdolliset muut välittävän toimielimen tuen hakijalta tai tuen saajalta edellyttämät palkkakustannusten tukikelpoisuuden selvittämiseksi tarpeelliset asiakirjat.
Perustelut muutokselle
Henkilötietojen käyttämisellä palkkatietojen yhteydessä voidaan parantaa mahdollisuuksia estää kaksinkertaisen rahoituksen toteutumista. Lisäksi hankehenkilöstön sidonnaisuuksien ja yritysyhteyksien aiempaa sujuvammalla tarkastelulla voidaan samalla edesauttaa eturistiriitojen ehkäisyä ja havaitsemista esim. hankintojen osalta.
Allekirjoitettujen asiakirjojen tallentaminen suoraan EURA 2021 -järjestelmään vähentää tuen saajien hallinnollista taakkaa, kun asiakirjoja ei tarvitse pseudonymisoida eikä huolehtia näin muokattujen tiedostojen erillisestä säilyttämisestä Euran ulkopuolella. Myös sähköisen asioinnin periaate tuen saajan ja eri viranomaisten välillä toteutuu tällä tavalla aiempaa paremmin. Tarkoituksena on myös tietojen käsittelyn johdonmukaisuus sekä varmistaa tuen saajien tasapuolinen kohtelu.
Mahdolliset ohjetta ja sen käytännön soveltamista koskevat kysymykset pyydetään lähettämään omalle rahoittajan edustajalle.
