Västra Finland: Siktet mot betalningar!
Programperioden 2014–2020 går mot sitt slut. Det är därför dags att påminna stödmottagarna om betalningsansökningarnas tidsplan och högkvalitativa innehåll, eftersom en noggrant utarbetad och i god tid inlämnad betalningsansökan också kan behandlas snabbt.
Under resten av programperioden strävar vi efter att behandla betalningsansökningar skyndsamt, vilket påverkar till exempel det, att tilläggsuppgifter inte längre efterfrågas i samma utsträckning. Naturligtvis är stödmottagaren skyldig att lämna in all nödvändig information i betalningsansökan.
Som en uppdatering sammanställde vi nyckelfaktorer från myndigheternas perspektiv, för att hjälpa stödmottagarna att effektivisera betalningarna.
Checklista för stödmottagaren för betalningsansökan
1 Att hålla sig till tidtabellen
- Tidtabeller för inlämning av betalningsansökningar har överenskommits med varje projekt vid kick-off-mötet eller samband med ändringsbeslutet. Det är viktigt att hålla sig till tidtabellerna. I synnerhet angående tidtabellen för den sista betalningsansökningen krävs exakthet. Alla kostnader för programperioden måste vara uppkomna före årets slut och utbetalda från projektet senast 31.12.2023. Detta innebär, till exempel, att semesterkostnader inte längre kan allokeras till projektet år 2024.
- Vi rekommenderar att ansökningar om slutbetalning för projekt lämnas in till myndigheterna så snart som möjligt efter projektets slut.
2 Grunder för utbetalning
- Inlämnandet av en betalningsansökan styrs av projektplanens kostnadsberäkning.
- Endast kostnader enligt kostnadsberäkningen kan ansökas.
3 Tydligt uttryckt, exakt information
- Det lönar sig att anteckna uppgifterna på blanketten för betalningsansökan så att utomstående också kan förstå saker utan problem. Skriv tydligt.
- Bra frågor som styr ifyllandet av en betalningsansökan är hur varje kostnad som uppstått relaterar till projektet och vad som har köpts in. I avsnittet "Kostnad" är det en bra idé att skriva kostnaden enligt kostnadsberäkningen i projektplanen, till exempel "verkstads faciliteringstjänst" eller "kommunikations- och marknadsföringstjänster".
- I avsnittet "Förklaring" beskrivs vad som har köpts, från vem och vad köpet hänför sig till i projektet. Till exempel "facilitering av verkstad 1, Faciliterings företag AB, prisjämförelse från 3 via e-post" eller "design av broschyren och broschyrer för verkstad 3. Broschyrer anskaffade av Viestintäyhtiö Oy AB, prisjämförelse från 3 via e-post".
4 Bilagor och huvudbok
- Det är en bra idé att kontrollera kick-off-mötets material, för att se vilka alla obligatoriska bilagor som ska ingå i betalningsansökan.
- Alla kostnader ska framgå av huvudboken, som i sin tur ska stämma överens med den ansökta utbetalningen. Om redovisningen och beloppen i betalningsansökan inte stämmer överens, ska en avstämningskalkyl lämnas in.
5 Färdigställande av lägesrapporten
- Vid rapporteringen för uppföljningsperioden ska projektplanens åtgärdsrubriker, arbetspaket eller andra motsvarande rubriker som anges projektplanen användas. Detta gör det lättare att spegla åtgärderna till det planerade. Lägesrapporten och tidsspårningen måste stödja varandra.
- Rapportera vad som har gjorts konkret. Till exempel "har kartlagts, har planerats" berättar inte vad som har gjorts i praktiken och om arbetet har varit lämpligt för projektet.
- Aktiviteter kan öppnas med tydliga beskrivningar, till exempel "Undersökningen genomfördes genom att organisera en enkät. Designen skedde i två interna workshops."
- Håll projektdeltagarnas information uppdaterad i ESF:s personsystem. Projektuppföljningsdata granskas i samband med varje lägesrapport. Om uppföljningsuppgifterna inte har ändrats sedan den senaste granskningen väcker detta frågor och behovet av att begära ytterligare information, dvs. behandlingen av rapporten försenas. Av rapporten ska framgå om det har funnits utmaningar i genomförandet av projektet eller om projektet inte har framskridit som förväntat. Enbart den informationen med motivering, kan undsätta dig från begäran om ytterligare information.
- Kom ihåg att också rapportera om genomförandet av personal- och utbildningsdagar och verkställandet av horisontala principer. Genomförandet av dessa saker frågas separat i projektets slutrapport, så den kontinuerliga rapporteringen av dessa kommer att effektivisera den slutliga rapporteringen.
Glad och smidig projektrapportering!
