Södra Finlands temavecka: Varför är kommunikation viktigt för projekt?
Kommunikation är viktigt för projekt eftersom ...finansiären har bestämt det genom ett beslut? ...EURA-anvisningarna för ifyllande kräver en beskrivning av projektets kommunikation?
Följande punkt är alltså att hitta någon snygg mall från nätet som vi kan copypasta till finansiären. Och förankring av verksamheten ... Hmm ... Om jag till exempel skulle skriva en publikation där jag beskriver projektmodellerna och kommer ihåg att lägga till de rätta logotyperna. Ja faktiskt, det är ju vad kommunikationsskyldigheten handlar om, man måste komma ihåg att lägga till logotyperna så att de syns!
Låter det bekant? Förhoppningsvis inte, utan det är endast fråga om en cynisk finansiärs vanföreställning.
Med hjälp av kommunikation stärker du projektets genomförande
Kommunikation är i bästa fall ett kraftfullt verktyg för att stödja projektets verksamhet. Förutsättningen är att man tänker på kommunikation redan när projektet planeras, för projektets hela livscykel. Hur lyckas ett projekt som inte når sin målgrupp eller sina intressenter? Redan från början bör man fundera över hur man kan nå och engagera deltagarna i projektet. Detsamma gäller intressenterna, det är svårt att bygga upp ett samarbete om vägen inte har stenlagts med hjälp av kommunikation. När man talar om engagemang får man inte heller glömma den egna organisationen. Den interna kommunikationen är oerhört viktig och det är värt att tänka närmare också på den när projektet planeras.
När den egna organisationen helt står bakom projektet, deltagarna har nåtts och intressenterna aktiverats för att eftersträva allmänhetens bästa, kan man koncentrera sig fullt ut på projektets innehållsmässiga verksamhet även vid genomförandet av projektet. Med tanke på kommunikation kan man med andra ord kanske njuta en stund, upprätthålla den traditionella kommunikationen eller prova på något som är lite nytt.
Men snart är det dags att stanna upp och fundera över vilka resultat projektet ska ge och hur det ska kommuniceras om dem på ett effektivt sätt. Att förankra och sprida resultaten innebär inte bara publikationer, artiklar eller blogginlägg som berättar om hur projektet framskrider, logotyperna inte att förglömma. Spridningen av resultaten utgörs av rent handarbete som man inte ska spara någon möda för. I detta skede (senast) är det bra att fundera: vem kan dra nytta av resultaten? Var har de den bästa chansen att fortsätta vidare? Vem måste kontaktas för att detta ska lyckas? Hur når man dem mest effektivt? Och viktigast av allt, hur kan de påverkas?
Det är lätt att falla tillbaka på tanken att det är enkelt att kommunicera medan spridningen av projektet pågår, att det bara handlar om att rapportera resultaten. I själva verket måste man vid övergången till spridningsfasen lösa ett antal stora frågor ur kommunikationsperspektiv. Även om projektet redan saktar ner lite och förbereder sig för sitt slut, upphör inte kommunikationen, utan den ökar farten.
Om olika faser av kommunikationen redan på förhand har övervägts vid utarbetandet av planen och genomförandet av planerna också har beaktats i kostnaderna och finansieringen, har en god grund byggts upp. Kommunikationen är ett omfattande stöd för ett målinriktat genomförande av projektet och pågår under hela projektets gång.
Fundera redan när du skriver in projektansökan närmare på:
- Hur når jag projektets målgrupp? Och intressenterna? Hur kan jag påverka dem?
- Hur engagerar jag den egna organisationen? Hur kan jag påverka dem?
- Hur ska jag berätta om projektets verksamhet medan projektet pågår?
- Hur och till vem ska jag skicka meddelanden om projektets resultat och se till att de förankras?
- Vilka (samtliga) punkter behöver jag professionell hjälp med?
